Quale tariffa aerea devo scegliere?
Una domanda molto comune ed un problema piuttosto complesso che riguarda il business travel a causa della crescente mole di offerta presentata dalla compagnie aeree.
Spesso il nostro istinto ci spinge a cercare la soluzione di viaggio più economica e restrittiva; scelta giusta se la partenza è dietro l’angolo o se siamo certi che il viaggio non potrà essere anticipato o rimandato. Tuttavia, quando si viaggia per lavoro, un imprevisto ci può scombinare i piani e obbligarci a cambiare rotta, data o addirittura a cancellare la trasferta. Per questo motivo diventa necessario munirsi di precauzione e considerare la possibilità di prenotare una tariffa meno economica, ma più flessibile.
Tariffe aeree restrittive e tariffe aeree flessibili
Per ogni volo esistono più tipologie di tariffa, costruite apposta per le esigenze di più tipologie di viaggiatori. Le tariffe aeree restrittive sono sempre le più economiche e vengono definite appunto restrittive perchè non permettono di effettuare cambi alla prenotazione una volta che il biglietto è stato emesso, oppure permettono di effettuare alcuni cambi, ma con una penale di importo superiore rispetto alle penali proposte dalle tariffe flessibili. Queste tariffe devono quindi essere utilizzate con cautela per evitare di dover acquistare un altro biglietto nel caso in cui si abbia la necessità di cambiare la prenotazione. In questo caso quindi, per risparmiare sulla tariffa si rischia poi di dover acquistare un altro biglietto, duplicando così la spesa di viaggio. Le tariffe aeree flessibili, invece, hanno un prezzo più alto, ma permettono di effettuare cambi alla prenotazione dopo che il biglietto è stato emesso, oppure di cancellare il viaggio e ottenere un rimborso. In molti casi si pagherà una penale per effettuare il cambio o per ottenere il rimborso, ma “il gioco vale la candela”. Prima di scoprire il perchè dobbiamo però affrontare altri due argomenti: le regole tariffarie e gli upgrade di tariffa vs le tariffe alternative.
Le regole tariffarie
Come ogni volo è composto da più tariffe, ogni tariffa è composta da ben precise regole tariffarie che determinano: 1) se la prenotazione può essere cambiata, 2) se la prenotazione può essere rimborsata in caso di cancellazione e 3) le penali per il cambio o il rimborso della prenotazione. Mentre per le tariffe aeree restrittive il cambio e il rimborso non sono in genere permessi (oppure permessi con una penale onerosa), per le tariffe aeree flessibili si identifica l’esatto importo della penale per capire se la spesa per la tariffa più alta può essere ritenuta accettabile in vista di un cambio o di un rimborso. Per quanto riguarda i cambi, oltre alla penale, bisogna aggiungere alla spesa anche l’eventuale variazione di tariffa che viene comunicata dalla compagnia al momento della richiesta di cambio. Alcune tariffe, in genere quelle molto onerose, permettono il cambio o il rimborso della prenotazione senza alcuna penale, tuttavia necessitano di attenta considerazione in quanto appunto costose. Se quindi si sta prenotando un volo con largo anticipo e si prevede la possibilità di cambio prenotazione, le regole tariffarie diventano essenziali per una gestione efficiente delle spese di viaggio.
Per questioni di semplicità, in questa guida tutti i cambi vengono riferiti ai cambi prima della partenza. Ebbene sì, anche le regole tariffarie hanno delle suddivisioni al loro interno che si basano non solo sull’operazione (cambio o rimborso) ma anche sul periodo temporale dell’operazione (prima della partenza o dopo la partenza) e sulla presenza di no show. Infatti, se non ci si presenta alla partenza del primo volo non è detto che vengano applicate le regole tariffarie di cambio dopo la partenza, in quanto tutti i voli relativi alla prenotazione potrebbe venire cancellati. Questi però sono casi molto rari che non ha senso trattare in questo contesto.
Upgrade di tariffa vs tariffe alternative
La varie tipologie di tariffe che si possono prenotare per un determinato volo vengono distinte essenzialmente in due categorie: gli upgrade di tariffa e le tariffe alternative. Gli upgrade di tariffa si riferiscono a tariffe speciali che sono disponibili solamente per soluzioni di volo con la stessa compagnia aerea (es. andata Iberia o andata/ritorno Iberia) e che includono determinati servizi come bagaglio aggiuntivo in stiva, accesso alla lounge della compagnia, priorità d’imbarco, etc. Nel pacchetto di servizi offerto dall’upgrade di tariffa troviamo anche la possibilità di cambio o di rimborso. Alcuni upgrade di tariffa vengono infatti indicati come tariffa “flex” o tariffa “business” e includono appunto la possibilità di cambio o rimborso della prenotazione con o senza penale. Le tariffe alternative, invece, sono delle tariffe base (senza aggiunta di particolari servizi) e sono disponibili per qualsiasi itinerario, ma vengono utilizzate soprattutto per soluzioni di volo con diverse compagnie aeree (es. andata Lufthansa e ritorno Swiss). Il plus delle tariffe alternative è quello di poter consultare più tariffe con diverse regole tariffarie per lo stesso volo e selezionare lo schema di cambi e rimborsi di cui si necessita.
Quindi, “il gioco vale la candela”?
La prima domande che ci si pone, sia nel business travel che nei viaggi personali, è appunto se l’acquisto di una tariffa più costosa vale la pena. La nostra risposta è: dipende. Se si è certi di non necessitare di cambi o rimborsi, allora conviene optare per la soluzione più economica e più restrittiva, se invece si è in dubbio, è sempre meglio optare per una tariffa più costosa e più flessibile. Vediamo alcuni esempi concreti:
Esempio con volo nazionale di linea
Presupponiamo di dover volare da Venezia (VCE) a Roma (FCO) con volo diretto Alitalia. Scelte le date (andata 13 settembre e ritorno 16 settembre) si trova la soluzione più economica a 122.82€ con le seguenti regole tariffarie: cambio non permesso e rimborso non permesso. Consultando gli upgrade di tariffa si trova una tariffa “Ecoclassic” a 162.82€ con le seguenti regole tariffarie: cambio permesso con penale di 65€ e rimborso non permesso; e una tariffa “Ecoflex” a 816.82€ con le seguenti regole tariffarie: cambio permesso senza penale e rimborso permesso senza penale. A questo punto, facciamo le nostre considerazioni sapendo che le date della prenotazione dovranno essere modificate (con molta probabilità) con andata il 14 settembre e ritorno il 17 settembre per un imprevisto.
Scenario 1
Abbiamo acquistato la tariffa più bassa “Ecolight” a 122.82€ e dobbiamo acquistare un altro volo, sempre con tariffa “Ecolight”, per le nuove date con costo pari a 120.82€. Il totale della spesa di viaggio sarà di 243.64€.
Scenario 2
Abbiamo acquistato la tariffa “Ecoclassic”a 162.82€, paghiamo la penale per il cambio di €65 e la differenza tariffaria di 0€. Il totale della spesa di viaggio sarà di 217.82€.
Scenario 3
Abbiamo acquistato la tariffa “Ecoflex” a 816.82€ e non paghiamo la penale per il cambio. Il totale della spesa di viaggio sarà di 816.82€.
In questo caso la tariffa più conveniente è la “Ecoclassic” (scenario 2), tariffa flessibile che ci ha permesso di cambiare le date del volo con una penale contenuta. Se però il cambio alla fine non serviva? Avremmo speso 40€ in più per avere la possibilità di cambiare la prenotazione e risparmiare 26€. Non una grande cifra, ma d’altra parte il volo ha un costo molto contenuto. Vediamo invece un esempio con un volo internazionale.
Esempio con volo internazionale di linea
Presupponiamo di dover volare da Venezia (VCE) a New York (JFK) con volo diretto operato da Delta in andata e da Air France al ritorno. Scelte le date (andata 13 settembre e ritorno 19 settembre) si trova la soluzione più economica a 1056.12€ con le seguenti regole tariffarie: cambio non permesso e rimborso non permesso. Consultando le tariffe alternative (gli upgrade di tariffa non sono disponibili perchè la soluzione di volo è operata da due compagnie diverse) si trova una tariffa a 1156.12€ con le seguenti regole tariffarie: cambio permesso con penale di 150€ e rimborso non permesso; e una tariffa a 1306.12€ con le seguenti regole tariffarie: cambio permesso senza penale e rimborso permesso con penale di 200€. A questo punto, facciamo le nostre considerazioni sapendo che le date della prenotazione dovranno essere modificate (con molta probabilità) con andata il 14 settembre e ritorno il 20 settembre per un imprevisto.
Scenario 1
Abbiamo acquistato la tariffa più bassa a 1056.12€ e dobbiamo acquistare un altro volo, sempre con tariffa “Ecolight”, per le nuove date con costo pari a 1116.12€. Il totale della spesa di viaggio sarà di 2172.24€.
Scenario 2
Abbiamo acquistato la tariffa a 1156.12€, paghiamo la penale per il cambio di €150 e la differenza tariffaria di 0€. Il totale della spesa di viaggio sarà di 1306.12€.
Scenario 3
Abbiamo acquistato la tariffa a 1306.12€ e non paghiamo la penale per il cambio. Il totale della spesa di viaggio sarà di 1306.12€.
In questo caso la tariffa più conveniente è la terza, tariffa flessibile che ci ha permesso di cambiare le date del volo senza penale e che ci avrebbe coperto anche con un rimborso della prenotazione con una penale molto contenuta. Ovviamente in questo caso si sarebbe potuto optare anche per la seconda soluzione, ma se avessimo acquistato la prima soluzione, la spesa extra per il cambio sarebbe ammontata a +865,96€. Vediamo invece alcuni esempi con dei voli internazionali low cost.
Esempio con volo internazionale low cost
Prendendo in considerazione le tre maggiori low cost europee Ryanair, Easyjet e Wizzair si può notare che la differenza di prezzo degli upgrade di tariffa incide maggiormente a causa di servizi aggiuntivi come prenotazione del posto a sedere gratuito, bagaglio in stiva, priorità d’imbarco, etc. Per quanto riguarda invece la possibilità di cambio, questa viene permessa con penali molto contenute e quindi ha più senso selezionare la tariffa in base alle inclusioni che si necessitano e non in base alle regole tariffarie.
N.B. Le variazioni di tariffa sono state calcolate nello stesso giorno dell’emissione del biglietto. Nella realtà i cambi vengono richiesti, nella maggior parte dei casi, pochi giorni prima della partenza con extra spese maggiori rispetto all’esempio proposto.
Quindi, quale tariffa conviene scegliere?
Per decidere quale tariffa fa al caso nostro è necessario quindi prima valutare la trasferta e considerare soprattutto le regole tariffarie proposte con ogni tariffa. E’ importante non soffermarsi solamente alla tariffa più economica, ma valutare attentamente gli upgrade di tariffa e le tariffe alternative. Tuttavia, il nostro consiglio è di virare sempre verso le tariffe flessibili perchè, come dimostrato negli esempi, evitano extra spese onerose e non causano un aumento di spesa eccessiva nel lungo termine. Per le aziende con volumi importanti di business travel quest’accortezza è ancora più necessaria.
Come visualizzare le tariffe alternative, gli upgrade di tariffa e le regole tariffarie
Non tutti i siti permettono di visualizzare tutte le tariffe disponibili per un determinato volo. Il nostro portale h-trips.com, dedicato ad aziende e agenzie di viaggio, permette di visualizzare le tariffe alternative, gli upgrade di tariffa e le regole tariffarie in pochi click. Con la grande mole di voli proposti per ogni itinerario è di fondamentale importanza individuare 2-3 opzioni di volo e confrontare la flessibilità delle tariffe. Con h-trips.com è possibile confrontare fino a 500 voli per ricerca e visualizzare nell’immediato le regole tariffarie per poi decidere se è necessario optare per un upgrade di tariffa o per una tariffa alternativa. Dal momento della ricerca fino alla conclusione della prenotazione, h-trips.com accompagna l’utente alla scoperta della migliore soluzione di viaggio in pochi semplici e importanti passaggi.
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